Definice workflow procesů

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník | Procesní řízení 

Procesní řízení je postaveno na stavech a přechodech mezi nimi pomocí jednotlivých aktivit. Stavy můžeme chápat jako jednotlivé etapy "schvalovacího cyklu" dokladu (od stavu zápsáno až po stav předáno do účetnictví). Stavy jsou uživatelské a jsou kontrolované zámky. K nastavení schvalovacích procesů slouží aplikace *6401 - Definice workflow procesů. 

Popis okna aplikace

Jako v každé aplikaci vidíte vlevo seznam všech pořízený schvalovacích schémat (1.), jejich počet může být neomezený.

Na první záložce "Detail procesu" (2.) vidíte základní informace o WFL procesu (oblast, kod schématu, název, množství navázaných dokladů..).
Důležitými údaji jsou také:

• Správce/i procesu (3.) = osoba zodpovědná za schvalovací proces. Správce procesu je "univerzálním" schvalovatelem, tzn. může podepisovat doklady za jiné schvalovatele.
  Minimálně jeden správce je povinný, maximálně možné je nastavit tři správce ke každému procesu!
  Pozn.: V rámci auditní stopy je zaznamenáno, že danou akci provedla osoba správce v rámci pravomoci za jinou osobu.  
• Datum ukončení - schval. proces nelze smazat kvůli zachování historie schvalování dokladů. Pokud potřebujete schvalovací proces nahradit novým, je potřeba původní schvalovací proces ukončit a vytvořit nové schval. schéma. Ukončený schval. proces se již nebude nabízet k použití a defaultně se v apl. *6401 nezobrazuje. 

Na druhé záložce Stavy a zámky můžete editovat zámky ke stavům procesu. Stavy dělíme na počáteční, průběžné a konečné. Schéma musí vždy obsahovat jeden stav počáteční a min. jeden stav konečný (počet průběžných stavů neomezen).
Pro jednotlivé stavy pak můžete určit, co se s daným dokladem může a nemůže v konkrétním kroku stát, např. pokud je doklad zapsaný může ho kdokoliv opravit nebo smazat (zámek povolen), ale v momentě, kdy je schválen doklad už smazat ani opravit nelze. Důležitým zámkem je zámek "K předání do dalšího modulu. Tento zámek zajišťuje, že doklad se po schválení nabídce k použití v jiném modulu, např. faktura v apl. *1001 - Závazky. 
Pozn.: Všechny tyto zámky jsou systémované a generované programem automaticky. Klient je může pouze editovat. 
Více o systémových zámcích najdete v návodu +3248.

Třetí záložka "Přechody a aktivity" sleduje přechody mezi stavy workflow procesu. Aktivitami pro přechod může býtpodpis, podmínka nebo samotný výpočet. Za zmínku stojí především:

• Notifikace při vzniku = pokud je aktivní je osoba schvalovatele informovaná emailem o výzvě ke schválení dokladu nebo o ukončení schval. procesu. 
• Samo-podpis = pokud je aktivní a osoba na řadě (os. schvalovatele) je totožná s aktuálně přihlášenou osobou dojde k automatickému potvrzení výzvy, tzn. doklad se schváli automaticky. 

• Negace výrazu (podmínky) = aktivní pouze v kombinaci s typem aktivity podmínka. Po odkliknutí neguje podmínku pořízenou ručně nebo vybranou z katalogu fukncí.
  Př.: Podmínka - zápis v podatelně není napojen na příslib. Vyberu podmínku PODATELNA:MA_PŘISLIB a zaškrtnu možnost negace. V tento moment bude program reagovat pozuze na zápisy bez vazby na příslib. 

Poslední tři záložky slouží ke grafickému zobrazení workflow procesu a lepší vizualizaci schématu. 

příklad zobrazení dvouúrovňového workflow procesu s vratkou na záložce Kombinace - graficky

Pořízení workflow procesu

Pořízení WFL procesu se skládá z několika kroků a před samotnou tvorbou je potřeba důkladné analýzy uvnitř podniku (uvědomit si jak reálně obíhá doklad po firmě, kdo je za něj zodpovědný, atd.). Stručný popis: 

1. Spusťte apl. *6401 - Definice workflow procesů
2. Stiskněte tlač. Přidej nebo Kopíruj
3. Doplňte základní údaje vč. popisu procesu
4. Přes Přidej stav pořiďte stavy procesu a zámky, které budou jednotlivé stavy ovlivňovat
   • Pozor! V rámci možnosti Default zámky vyberte zda chcete mít všechny zámky defaultně Povoleny nebo Zakázány. 
5. Uložte tlač. OK
6. Nyní musíte propojit stavy daného schématu pomocí přechodů (Uprav > Přechody a aktivity)