Import položek zaúčtování
Tato funkce lze použít v situaci, kdy má být pořizovaný doklad rozúčtován na více řádků (např. rozdělení pojistného na jednotlivé klíče strojů). A je efektivnější a rychlejší příprava dat v tabulkovém editoru (např. MS Excel) a jejich import touto funkci, než ruční pořízení jednotlivých řádků v okně zaúčtování.
Funkce je dostupná ve všech oknech zaúčtování:
- v okně zaúčtování přímo z pořízení ve všech aplikacích (např. *1001 - závazky, *1019 - obecné doklady),
- v okně zaúčtování aplikace *1011 - zúčtování.
Postup provedení importu
Doklad standartním způsobem zapíšeme a přejdeme k účtování stiskem tlačítka Účtování nebo uložíme a zaúčtujeme až v aplikaci *1011 - Zúčtování.
Následující ukázka bude zpracována na situaci zápisu závazkového dokladu a zaúčtování přímo při pořízení dokladu (obdobně lze postupovat i při ostatních typech dokladů -> další podrobnosti na konci návodu v kapitole "Doplňující údaje").
Byl zapsán doklad na hodnotu 100 000 Kč, DPH 17 355,37 Kč, základ DPH tedy 82 644,63 Kč a stisknuto tlačítko Účtování. Nově je na okně zaúčtování rozbalovací šipka u tlačítka Přidej 2, po kliknutí na tuto šipku je nabídnuta:
- klasická možnost Přidej pro ruční zápis (což je také výchozí funkce tlačítka Přidej 2),
- nově možnost Import, pokud chceme importovat věty do zaúčtování, vybereme tuto možnost:
Po stisknutí tlačítka Import program zobrazí infomační hlášku, která obsahuje pokyny pro další postup:
V tuto chvíli musíme mít připravená data v tabulkovém editoru v požadované struktuře. Jediným požadavkem na strukturu dat v excelu je pořadí sloupců, které obsahují údaje, které Winfas umožňuje importovat:
- Částka
- Účet MD
- Účet DAL
- Kombinace klíčů MD
- Kombinace klíčů DAL
- Zakázka MD
- Zakázka DAL
- Klasifikace MD
- Klasifikace DAL
Názorná ukázka povinného pořadí sloupců pro import dat. Data musí být vždy v tomto pořadí, i když některé sloupce nebudou vyplněny (viz zde sloupec Účet DAL).
Do dat pro import v tabulkovém editoru vyplňujte ty údaje, které byste v okně zaúčtování zadávaly ručně:
- tzn. například při zápisu závazku je účet strany DAL vyplňován automaticky dle knihy závazku, takže jej není třeba vyplňovat,
- do tabulkového editoru nezadáváme větu DPH, ta je ve winfasu účtována automaticky na základě vyplnění tabulky DPH:
- pozn. Kombinace klíčů není nutné zadávat v celém tvaru... např. kombinaci 1001-890-111 stačí zadat pouze jako 1001, program vyhledá kombinace, které končí klíčem 1001, pokud je jedinečná, ihned doplní, pokud jich existuje více, nabídne na výběr mezi těmito (simuluje ruční zadání "odzadu").
Jakmile jsou data v tabulkovém editoru připravena pro import, zkopírujeme je (uložíme do clipboardu) označením oblasti dat a stisknutím klávesové zkratky CTRL+C (nebo pravé tlačítko myši a možnost Kopírovat):
Následně aktivujeme okno zaúčtování ve winfasu, kde pokračujeme stisknutím tlačítko Pokračuj dialogového okna Importu z clipboardu:
Program zpracuje zkopírovaná data, ověří zde jednotlivé hodnoty existují v číselnících a zobrazí přehled dat pro import. V tomto přehledu můžeme vybrat všechny řádky pomocí tlačítka Vše nebo jen některé ručním označením ve sloupci Vyb. Ve sloupci Informace k importu jsou zobrazovány chyby v importovaných datech a zároveň tyto řádky není možno vybrat k uložení. Vybrané řádky uložíme tlačítkem OK:
Program začne pořizovat naimprtovaná data do okna zaúčtování.
Po dokončení pořízení můžeme zkontrolovat jednotlivé zaúčtované položky a pokud byla importovaná data rozepsána na celou částku dokladu (v našem příkladu DPH 17 355,37 Kč účtováno automaticky, základ DPH tedy 82 644,63 Kč rozepsán v excelu... celkem zaúčtováno 100 000 Kč) můžeme uložit zaúčtování tlačítkem OK:
Doplňující informace
Import zaúčtování lze spustit v průběhu ručního účtování za podmínky, že námi zadaná poslední účtovaná položka obsahuje všechny povinné údaje (je dokončeno její pořízení).
Toto platí i pro účtování dokladu v aplikaci *1011 - Zúčtování, kde se při výběru dokladu ihned načte věta DPH a nabídne první řádek pro zaúčtování:
Pokud chceme celé zaúčtování dokladu importovat, je nezbytné smazat tuto připravenou rozpořízenou větu zaúčtování pomocí tlačítka Smaž 2. Po stisknutí tlačítka Smaž 2 v zaúčtování zůstane pouze zaúčtování DPH a můžeme pokračovat importem zaúčtování dle výše uvedených kroků.