Přílohy - úložiště a složky

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník Přílohy |


 

Při vložení přílohy do WinFASu se vybraný soubor zkopíruje do zde nastaveného úložiště. Při práci s přílohami ve WinFASu se pracuje právě se soubory ve zde definovaných úložištích. Konečná cesta k souborům se skládá z úložiště a konkrétní složky v daném úložišti. Jedno úložiště může obsahovat libovolný počet složek.

Jak se skládá cesta k souboru

  • Cesta se skládá z *8810 úložiště + *8811 složky v úložišti

Nastavení úložiště

  • Spusťte číselník *8810 Úložiště příloh
  • Stiskněte tlačítko Přidej
  • Pojmenujte úložiště (Kód a název)
  • Typ úložiště
    • File system = přílohy budou ukládány jako soubory do zvoleného umístění v počítači nebo serveru
    • Webové úložiště = úložiště na internetu, většinou pouze ke čtení
    • Pasivní odkaz = celá cesta k souboru, pouze ke čtení (každá příloha může ukazovat úplně jinam)
    • Databáze = uložení v databázi WinFAS
  • Cesta
    • Cesta k úložišti (např. síťová cesta)
    • Příklady
      • File system = \server\uloziste
      • File system = C:\Dokumenty
      • Webové úložiště = http://www.dodavatel.cz/obrazky_produktu/
      • Webové úložiště = ftp://88.55.66.1/data/
      • Pasivní odkaz = zde se nic nenastavuje, cesta se zadává až následně u každé přílohy zvlášť
      • Databáze = výběr databáze, do které se budou přílohy ukládat (ATTOR)
    • Druh příloh
      • Zadává se pouze u pasivního odkazu.
      • Automaticky založí fiktnivní "složku" do číselníku *8811 Složky v úložišti (následující krok nastavení je tedy možné přeskočit).

Nastavení složek v úložišti

  • Spusťte číselník *8811 Složky v úložišti
  • V levé části okna vyberte úložiště, pro které chcete nastavit složky.
  • Stiskněte tlačítko Přidej
    • Úložiště příloh je předvyplněné, ale můžete jej změnit
    • Vyberte druh příloh, pro který bude daná složka určena
      • Jeden druh může používat i více složek
      • Např. Druh smlouvy
    • Název složky = podle názvu se složka vybírá ve WinFASU v okně pořízení přílohy
    • Cesta složky
      • Skutečný název složky v úložišti
      • Je možné zadat jako jednu složku nebo jako relativné cestu ke složce
      • Celá cesta se skládá z *8010 úložiště + *8011 složka / cesta ke složce
      • Příklad složka - \server\uloziste\smlouvy
      • Příklad cesta ke složce - \server\uloziste\doklady\zavazky
    • Komprese
      • Zatržení = příloha bude ukládána v archivu ZIP
      • Přípona pro zip
        • Při ukládání přílohy WinFAS přejmenuje přípomu souboru .zip na vámi zvolenou příponu (např .wfa).
        • Přejmenovaný soubor má pořád vnitřní strukturu .zip
        • Výchozí pojmenování přípony je WFA (příloha pak nejde rozbalit mimo WinFAS).
      • Heslol komprese:
        • Soubor bude při vložení do WinFASu zabalen a zaheslovány nastaveným heslem.
        • Při otevírání souboru bude doplněno toto heslo.
        • POZOR!
          • WinFAS neukládá heslo v čitelné podobě, heslo tedy není možné zpětně zjistit.
          • WinFAS neumožňuje zaheslované soubory hromadně rozbalit ani zbavit hesla.
          • Pokud zde v průběhu používání heslo změníte, soubory uložené s původním heslem již ve WinFASU nepůjde otevřít.
      • Ukládat s příponou
        • V souborovém systému budou soubory uloženy včetně přípony. Díky tomu je možné je otevřít i imo WinFAS (výchozí nastavení).
        • Změna nastavení se neprojeví zpětně na dříve uložené soubory.
      • Ukládat náhledy
        • WinFAS si uloží malý náhled souboru.
        • Výhoda - rychlejší zobrazování náhledů.
        • Nevýhoda - soubory náhledů zabírají místo navíc
      • Mazat soubory při mazání přílohy
        • Určuje, zda při smazání přílohy dojde také k likvidaci souboru v úložišti.
        • POZOR!
          • Pokud používáte úložiště file system - pokud stejnou přílohu používáte ve více letech (např. závazky, smlouvy, ...), pak při smazání z úložiště nebude soubor dostupný ani pro ostatní roky.
            Příklad: Mám nastaveno, že se má soubor přílohy mazat vždy. V letech 2021, 2022 a 2023 mám zapsanou přílohu smlouvy SML-001. V roce 2023 se rozhodnu tuto přílohu odstranit. Příloha se mi smaže z evidence ve WinFASU a zároveň dojde i k odstranění přílohy v úložišti. V letech 2021 a 2022 sice v přílohách ve WinFASU uvidím záznam o příloze číslo SML-001, ale již nebude obsahovat soubor se smlouvou (bude obsahovat pouze evidenční údaje - číslo a název smlouvy, odpovědnou osobu, ...).

Autor:    SUK Ondřej    | Posl.změna:    28.03.2023    | Článek:    3309    |     www.WinFAS.cz