Evidence práce na úkolech

Tato aplikace umožňuje sledovat čas zaměstnanců strávený plněním úkolů (*1550) a tím i čas strávený na jednotlivých zakázkách (*1500). Uživatel má snadný přístup k jemu přiděleným úkolům, ale může také úkoly posílat do evidence svých kolegů - například když na daném úkolu pracují společně. Samozřejmostí je také provázání s aplikací *7064 Dovolenky, která je dále propojena do mezd. Zaměstnavatel i zaměstnanec tak mají přehled o odvedené práci, vyčerpané i plánované dovolené sebe i celého týmu.

Co je potřeba pro provoz modulu

• Zakázky zapsané v modulu *1500 Zakázky. Dále mít v modulu *1550 Úkoly zapsaný ke každé zakázce alespoň 1 úkol (vzniká automaticky při založení zakázky, číslo úkolu je shodné s číslem zakázky).
• Nastavený číselník druhů prací *1561.
• Zaměstnance uvést jako osobu v číselníku *3004 Osoby.

Nastavení druhů prací

• Spusťte číselník *1561 Druhy prací
• Vyplňte kód a název práce
• Volitelně vyplňte detailnější popis práce
• Nastavte zaškrtávátko "Pracovní (je to práce)"
  • ANO =- jedná se o práci, která se započítává do časového fondu
  • NE = jedná se o mimopracovní aktivitu (např. oběd, ...)

Pořízení záznamu do evidence práce

• Spusťte aplikaci *1560 Evidence práce na úkolech
• V horní části okna musí být vyplněna osoba, za kterou výkaz práce zapisujete.
• Vložení řádku s prací
  • Ručně - Tlačítkem Přidej vložte nový řádek
  • Ze seznamu aktuálních úkolů - V záložce Aktuální úkoly poklepejte na řádek s vybraným úkolem
• Do pole Úkol zadejte číslo úkolu, na kterém pracujete.
  (Stiskem klávesy F7 v daném poli je možné zobrazit úkoly všech zaměstnanců. Pod tlačítkem Parametry nebo v šabloně lze nastavit, aby se zobrazovaly pouze úkoly vybraného zaměstnance).
• Číslo zakázky a klient se doplní automaticky podle vybraného úkolu.
• Zvolte druh prováděné práce - vychází z číselníku *1561 Druhy prací.
  (Stiskem klávesy F7 se zobrazí dostupné druhy prací. V seznamu se nabízejí pouze práce nastavené u úkolu v aplikaci *1550 Úkoly. Pokud chcete zobrazit všechny druhy prací, můžete si nastavení upravit tlačítkem Parametry).
• Čas začátku práce se automaticky doplní podle konce předchozího úkolu (pokud jde o první úkol v daném dnu, použije se aktuální čas). Čas začátku i konce práce je možné upravit ručně.
• Do pole Text můžete volitelně doplnit další informace a komentáře.
• Tlačítkem Přidej vložíte další práci.
  • Pokud tlačítko Rozbalíte, můžete zvolit zda práci vložíte na konec (výchozí), nebo zda chcete zpětně doplnit práci v průběhu dne. V takovém případě se postavte v seznamu prací na řádek kam chce práci doplnit a vyberte příslušnou možnost).
• Tlačítko Ulož můžete použít pro průběžné ukládání práce, aniž byste opustili okno aplikace.
• Tlačítko OK vše uloží a opustí aplikaci.

Pokračování v práci z předchozího dne

• V horní části okna si zvolte den, ve kterém je předchozí práce zapsána.
• Ve spodní části okna vyberte požadovaný řádek se zápisem.
• Stiskněte tlačítko Pokračuj.
• Zvolte, do kterého dne chcete zápis použít.
• Pokračujte v práci běžným způsobem.

Poslání úkolu do evidence práce kolegů

• Pokud jste daný úkol prováděli ve více lidech (např. jednání s klientem), je možné ostatním kolegům usnadnit práci tím, že zápis do evidence práce provedete sami a jim zápis přepošlete. Kolegové mohou přijatý záznam ještě před uložením pozměnit (např. zkrátit čas, pokud z jednání odešli dříve).
• Proveďte zápis práce tak jak je popsáno výše.
• Klepněte si na řádek se zápisem.
• Stiskněte tlačítko Pošli.
• Ze seznamu vyberte kolegy, kterým úkol chcete přeposlat a potvrďte tlačítkem OK.
• Záznam se v jejich evidenci objeví jako nepotvrzený. To provedou zatržením pole Potvrzeno v pravém dolním rohu. Před potvrzením mohou záznam dle potřeby upravit.

Opsání úkolu od kolegy

• Pokud jste daný úkol prováděli ve více lidech (např. jednání s klientem), je možné úkol opsat z evidence práce vašeho kolegy.
• V okně aplikace *1560 Evidence práce na úkolech se přepněte na záložku Cizí EP (Opiš).
• Do pole Opiš od zadejte jméno kolegy a vedle datum, ze kterého chcete opisovat.
• Zobrazí se seznam jeho provedených prací.
• Poklepáním na požadovaný řádek záznam zkopírujete do své evidence.
• Před uložením je možné záznam dle potřeby upravit.

Další způsoby dohledání úkolu

• Záložka Vzory EP - zde si můžete vybrat úkol z předpřipravených vzorů. Toto je vhodné pro opakující se zápisy (např. oběd, týmová porada, ...). Nový vzor si můžete založit klepnutím na ikonu propisy v pravém horním rohu okna.
• Záložka Poslední zápisy v EP - používá se pokud několik dnů po sobě pracujete na stejných úkolech. V seznamu se vám zobrazí vámi použité úkoly za posledních několik dnů. Poklepáním si úkol převezmete do aktuální evidence.
• Záložka Úkoly dle zakázky - pokud chcete pracovat na zakázce a nepamatujete si číslo úkolu, můžete využít tuto zakázku. Velkou výhodou je i zaškrtávátko "Včetně podzakázek", které vám zobrazí i úkoly z podřízených zakázek.
• Záložka Oblíbené zápisy v EP - při zápisu práce si ve spodní části okna můžete na úkol klepnout pravým tlačítkem myši. Z nabídky pak vyberte Kontext / [pk_d1560] Evidence práce na úkolech / Označit zápis v EP jako oblíbený. Takto označené zápisy se zobrazí v záložce Oblíbené zápisy v EP. Jejich využití je stejné jako u výše popsaných záložek.

Žádost o dovolenou / sickday / neplacené volno

• V aplikaci *1560 Evidence práce na úkolech stiskněte tlačítko Absence
• Otevře se vám aplikace *7064 Dovolenky z modulu Personalistika
• Podle vnitřních směrnice proveďte žádost o dovolenku, ... .
• Po uložení a schválení dovolené se v aplikaci *6422 osoby mimo kancelář nastaví pro příslušný datum stav osoby mimo kancelář a aktivují se nastavené zástupy (např. kvůli schvalování v modulu Workflow).

Zobrazení přehledů a výkazů

• Jsou k dispozici pod tlačítkem Sestavy
• Měsíční přehled práce - v tabulce zobrazí měsíční přehled práce všech pracovníků v týmu a to včetně čerpání a plánů dovolené. Ve sloupcích na konci je vidět celkový součet čerpání dovolené, nemocenské, ...  v daném roce.
• Plán dovolených - umožňuje zobrazit naplánované dovolené celého týmu až na 12 měsíců dopředu. Hodí se při plánování dovolené a zajišťování zastupitelnosti.
• Evidence práce (docházka) - tisk docházkového listu pro personální oddělní