Export dat do existující tabulky

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník | Základy ovládání | IQ sestavy | Opis dat | Nastavení šablon


 

Z opisu dat IQ sestavy je možné provést jak export do nové tabulky Excelu (návod +2337) tak i export do existující tabulky Excelu (XLS, XLSX), který popisuje návod níže. Výhodou exportu do existující tabulky je možnost mít připravenou strukturu tabulky s vlastními vzorci, grafy apod. Zároveň můžete tímto způsobem danou tabulku plnit z více různých IQ sestav. Narozdíl od funkčnosti Data mining ale musíte export z každé IQ sestavy provést ručně.

Základní princip

  • Vytvoření vzoru v Excelu
    • Cílová pole, kam bude WinFAS plnit hodnoty (souřadnice, nebo pojmenování buněk)
    • Vzorce, grafy, formátování, ...
  • Vytvoření šablony IQ sestavy
    • Postup se z velké části shoduje s postupem pro export do nové tabulky (návod +2337).
      Následující postup popisuje pouze rozdíly oproti výše zmíněnému návodu.
    • Vytvoření sestavy s potřebnými daty (sloupci)
    • Napojení šablony IQ sestavy na vzor vytvořený v Excelu
    • Napojení sloupec WinFAS - buňka Excel
    • Napojení sloupec WinFAS - list Excel (volitelné)
  • Export
    • V okně exportu sestavy vyberte Do souboru - Excel / Calc formulář.
    • Dále exportujt běžným způsobem.

 

Excel - souřadnice a pojmenování buněk

  • Označování buněk pomocí souřadnic
    • Jde o výchozí nastavení Excelu.
    • Každá buňka v Excelu má automaticky vlastní unikátní označení.
    • Označení se skládá z kombinace názvu listu, sloupce a řádku (např. List1, sloupec B, řádek 3).
      Buňka v obrázku níže tedy bude mít označení ve WinFASu List1!$B$3

  • Označování buněk pomocí vlastního názvu
    • Volitelné.
    • Nad tabulkou v Excelu se zobrazuje označení pole (např. B3 - viz obrázek výše).
    • Klepněte do pole a B3 nahraďte vlastním názvem (např. Klient).
    • Jedna buňka může mít i více názvů. Tento název musí být v celém dokumentu unikátní.

    • Pokud potřebujete existující vlastní název odstranit nebo upravit, přejděte v Excelu do Správce názvů. Najdete jej nahoře v záložce Vzorce / Správce názvů.

 

WinFAS - napojení IQ sestavy na soubor Excelu

  • Editovat šablonu IQ sestavy a v záložce Exporty nastavit Šablonu dokumentu hromadné korespondence.
  • Vybrat cestu k souboru excelu, který bude použit jako vzor pro naplnění daty z WinFASu.
  • Vzor není při exportu daty přepsán, ale vzniká z něj nový soubor = vzor je opakovatelně použitelný.


 

WinFAS - napojení 1 sloupec WinFAS = 1 buňka Excel (hodnota)

  • Toto nastavení předá hodnotu z prvního řádku tabulky ve vybraném sloupci do zadané buňky v Excelu.
  • Pokud sestava obsahuje více řádků s různými hodnotami v daném sloupci, jsou ostatní hodnoty ignorovány.
  • Využívá se, pokud víte, že v daném sloupci jsou vždy stejné hodnoty (např. sestava filtrovaná za klienta a do excelu se předává hodnota ze sloupce Klient). Typicky hlavička sestavy.

  • Postup:
    • Přejděte do nastavení Exportu sestavy (viz návod +2337)
    • V údaji, který chcete exportovat do Excelu nastavte Uživatelský název List1!$B$3
      List1 je jméno listu, sloupec B, řádek 3 (alternativně můžete použít pojenování buňky viz výše)

WinFAS - napojení 1 sloupec WinFAS = 1 sloupec Excel

  • Toto nastavení přidá do vybrané buňky v Excelu celý sloupec hodnot z WinFASu.
  • Buňka v Excelu se namnoží (vložit řádek za) a díky tomu se odsunou všechny následující buňky.

  • Postup:
    • Přejděte do nastavení Exportu sestavy (viz návod +2337)
    • V údaji, který chcete exportovat do Excelu nastavte Uživatelský název #List1!$B$1
      (List1 je jméno listu, sloupec B, řádek 1)
    • Alternativně můžete použít pojenování buňky viz výše - např. #nazevbunky
      Postup opakujte pro zbývající sloupce tabulky.


  • Jak řešit vzorce:
    • Pokud vzorec sčítá data v takto doplňované tabulce, doplňte před hodnoty tabulky prázdný řádek.
    • Takovému řádku můžete nastavit nulovou výšku, takže se ve výsledné sestavě nevytiskne.
    • Vzorec pro součet poté zadejte jako součet prázdný řádek až řádek, který bude doplněn z WinFASu.
      např. =SUMA(C2:C3)    v příkladu vidíte, že řádek 2 v tabulce vidět není, ale vzorec s ním počítá.

WinFAS - každá hodnota ve sloupci WinFAS = 1 list v Excelu

  • Toto nastavení rozdělí data do jednotlivých listů v Excelu podle zadaného sloupce.
  • Příklad - Lze využít pro rozdělení sestavy podle účetních knih (co kniha, to 1 list v Excelu), skladů, období (měsíců/let), apod. Jedním z méně obvyklých řešení může být kombinace s vypočtenými sloupci (návod +2720) - např. vytvoříte vypočtený sloupec s prvním písmenem s názvu společnosti. Následně sestavu saladokonta rozdělíte do listů podle počátečního písmene názvu společnosti (jednotlivé listy pak již budou obsahovat konkrétní jména společností, částky, ...).

  • Postup:
    • Přejděte do nastavení Exportu sestavy (viz návod +2337)
    • V údaji, který chcete exportovat do Excelu nastavte Uživatelský název >List1
      (List1 je název listu, který má být namnožen podle podané hodnoty)

WinFAS - cílová adresa buňky Excelu je v jiném sloupci

  • Jeden sloupec WinFAS se rozdělí podle souřadnic v jiném sloupci (data ve WinFASu tedy musí obsahovat 2 sloupce, hodnotu a souřadnice kam ji vložit). Cílová adresa z jednotlivých řádků WinFASu může být v různých sloupcích Excelu. Obvykle se využívá u výkazů apod.
  • V příkladu na obrázku je vlevo sestava WinFASu kde je vypočtený sloupec, který se skládá ze sloupce Parametr+Řádek (KČ100). Stejně jsem si pak pojmenovali i cílovou buňku v Excelovém souboru. Do určené buňky je pak předána hodnota ze sloupce částka (500). Všimněte si, že ve WinFASu jsou sice jednotlivé částky v samostatných řádcích, ale v Excelu mohou být cílové buňky na stejném řádku.

  • Postup:
    • Excel - pojmenujte cílové buňky (popsáno výše) tak, aby souhlasily s definicí cílového pole ve WinFASu.
    • WinFAS - v datech sestavy vytvořte vypočtený sloupec (návod +2720), který použijete pro definování cílového pole v tabulce Excelu. V příkladu je to sloupec Parametr (KČ) + Řádek (100).
    • Přejděte do nastavení Exportu sestavy (viz návod +2337).
    • V údaji s hodnotou, kterou chcete exportovat do Excelu (v příkladu Částka) nastavte Uživatelský název @kod_ciloveho_sloupce (v příkladu Cíl)

WinFAS - každá hodnota ve sloupci WinFAS = 1 soubor Excelu

  • Toto nastavení rozdělí data do jednotlivých souborů v Excelu podle zadaného sloupce.
  • Příklad - Přehled akcionářů kdy každý akcionář = 1 soubor s jeho přehledem akcií.

  • Postup:
    • Přejděte do nastavení Exportu sestavy (viz návod +2337)
    • V údaji, který chcete exportovat do Excelu nastavte Uživatelský název *

    • Nastvavení uložte do šablony.
    • Přejděte do šablony na záložku IQ exporty.
    • Nastavte cestu Export do souboru. Cesta musí obsahovat znak * na jejíž místo bude při ukládání vložena hodnota z vybraného sloupce. Tato * může reprezentovat jak název souboru, tak složku.
      Např. Vytvoří soubor Novák Jiří.xls


      Např. Vytvoří soubor pojmenovaný soubor.xls do složky Novák Jiří


WinFAS - 1 řádek ve WinFASu = více řádků v Excelu

  • Toto nastavení dokáže rozdělit 1 řádek z WinFASu na více řádků v Excelu (např. víceřádkové zobrazení položky). 

     
  • Postup
    • Excel - nastavení tabulky
      V našem případě má být položka a její další hodnoty zobrazeny celkem do dvou řádků. Pro tyto dva řádky je tedy nutné v Excelu nastavit formátování a pojmenovat je. Princip pojmenování je shodný s postupem uvedeným  výše  s tím rozdílem, že v Excelu nevyberete jednu buňku, ale označíte jich více a teprve následně jim přiřadíte název (v příkladu oblast řádků A2, A3 označíme jako radky). Ostatní údaje v tabulce označte běžným způsobem (viz  výše).

    • WinFAS - nastavení namnožení řádků
      V našem příkladu použijeme pro namnožení řádků údaj položka. Protože ale potřebujeme tento údaj použít nejenom k namnožení řádků, ale také jej chceme v sestavě zobrazit v konkrétní buňce, vytvoříme si pomocný vypočtený sloupec radky (návod +2720). Tento sloupec bude obsahovat stejný údaj jako je ve sloupci položka.
      • Přejděte do nastavení Exportu sestavy (viz návod +2337)
      • Najděte si údaj radky (c_radky)
      • V údaji, který chcete exportovat do Excelu, nastavte Uživatelský název #[r-]radky
        ([r-] údaj použit pro rozdělení do více řádků, radky je název cílové oblasti v excelu)


        Pokud v uživatelském názvu použijete příkaz [r-], hodnota ze sloupce Radky se nepředá do Excelu, ale využije se pouze pro rozdělení tabulky na více řádků. Výhody - snazší vytvoření oblasti v Excelu. Nevýhody - ve WinFASu musíte vytvořit pomocný vypočtený sloupec (v příkaldu je pojmenován radky).

        Pokud by jste stejným způsobem použili syntaxi [r], dojde nejenom k rozdělení tabulky Excelu na více řádků, ale zároveň se hodnota pole z WinFASu předá do prvního pole označené oblasti v Excelu (v příkladu výše do pole A2). 

      • k doplnění ostatních údajů o tabulky (čísla, názvy, částky, ...) již použijte běžné, výše zmíněné postupy.

WinFAS - hodnota sloupce WinFASu generuje sloupce Excelu (multipohled)

  • Toto nastavení dokáže podle hodnoty v 1 sloupci WinFASu rozdělit řádky sestavy do samostatných sloupců. Typickým příkladem užití jsou multifiremní pohledy na data za více firemních databází (porovnávání více vašich firem proti sobě), kde data každé firmy = samostatný sloupec. Například hlavní kniha, kalkulační výkazy, ... .

  • Postup
    • Vytvořte si sestavu multifiremního pohledu tak, aby obsahovala data více firem a zároveň zobrazovala sloupec s kódem databáze, který bude sloužit k následnému roztřídění dat.
    • Přejděte do nastavení Exportu sestavy (viz návod +2337).
    • Najděte údaj, který obsahuje kód firmy a podle kterého má být rozdělena sestava do sloupců. V příkladu je to Firma_kod a nastavte u něj uživatelský název #[s]cilova_bunka. V tomto příkladu je v excelu nastaven sloupec C.
    • Najděte údaj s hodnotou, podle které má být sestava rozdělena na řádky. V příkladu je to Ucet a nastavte u něj Uživatelský název #[r]cilova_bunka
      ([r] údaj použit pro rozdělení do více řádků, radky je název cílové oblasti v excelu)
    • Souřadnice ostatních údajů nastavte běžným způsobem

WinFAS - naplnění kontingenční tabulky Excel daty z WinFASu

  • S pomocí Výše zmíněných postupů je možné využít k naplnění předem připravené kontingenční tabulky v Excelu daty z IQ sestavy. Zdrojová data tabulky budou naplněna na samostatného listu Excelu, ze kterého se kontingenční tabulka automaticky přepočítá / doplní.
  • Stejný postup funguje i pro vytvoření kontinegčního grafu, nebo grafu v Excelu obecně.


  • Postup
    • Excel - vytvoření listu se zdrojem dat
      V tabulce vytvořte list, nebo použijte stávající. Pojmenujte jej dle uvážení (v příkladu je to List2).
      První řádek - zde napište jména sloupců, která budete exportovat (text nemusí přesně odpovídat WinFASu)
      Druhý řádek - pojmenujte buňky, nebo si zjistěte jejich souřadnice (v příkladu použijeme souřadnice)
      List můžete skrýt (volitelně)


    • Excel - vytvoření listu z kontingenční tabulkou
      Na samostatném listu vytvořte kontingeční tabulku.
      Jako zdroj použijte řádky 1 a 2 z listu se zdojem dat.
      Dále nastavte kontingenční tabulku dle vlastních potřeb - príklad:


    • WinFAS - nastavení exportu
      Postupujte podle návodu výše 1 sloupec WinFAS = 1 sloupec Excel
      Např. při nastavení třídy zadejte do Uživatelského názvu v exportu #List2!$A$2


 

Vlastní provedení exportu

  • Provedení exportu je z velké části shodné s exportem do nové tabulky (návod +2337).
  • Alespoň pro 1 hodnotu musí být nastaven sloupec Uživatelský název (viz výše).
  • Typ exportu musí být nastaven Do aplikace - Excel / Calc form.
  • Stiskněte tlačítko Export.

Tip k nastavení šablony

  • V šablonění není nastaven vzor mailmerge
    • Při spuštění exportu budete dotázáni na ruční výběr vzoru.
    • Vzor je možné uložit do šablon - postup výše
  • V šabloně je nastaven cíl Exportu
    • Při otevření okna exportu budete dotázáni, zda ihned provést export do přednastaveného spouboru. Při volbě možnosti NE s objeví klasický dialog exportus  nastavení. Při volbě ANO vznikne bez dalších dotazů zmíněný soubor.
Autor:    SUK Ondřej    | Posl.změna:    19.11.2020    | Článek:    2718    |     www.WinFAS.cz