Správa příloh *8800

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník | Přílohy |

Aplikace *8800 umožňuje uživateli spravovat přílohy ze všech modulů na jednom místě. Nabízí nejenom snadné filtrování, hledání, editaci a nahrazení souboru přílohy jiným, ale také hromadné akce jako generování příloh podle souborů v adresáří a kontroly integrity.

Popis okna

Aplikace nabízí několik druhů zobrazení (1). Ten ovlivňuje nabídku podle které se třídí data (2). Zobrazená data (4) pak můžete filtrovat (3) pomocí nastavení v horní části okna. Informace o vybrané příloze se pak  zobrazují v detailu přílohy (5) ve spodní části okna. Pokud to daný typ přílohy podporuje, objeví se v detailu náhled první stránky přílohy nebo obrázku. U příloh které nepodporují náhled se zobrazí ikona nastavená v číselníku *8814 Souborové typy příloh.

Režimy zobrazení

• Dle druhu přílohy
  • Např. smlouvy, majetek, podatelna
  • Definují se v číselníku *8813
• Dle úložiště
  • Např. konkrétní síťový server, webové úložiště, ...
  • Definují se v číselníku *8810
• Dle souborového typu
  • Např. dokument PDF, tabulka XLS, obrázek PNG, ...
  • Definují se v číselníku *8814
• Dle autora
  • Autor uložený u přílohy
  • Ve filtrech je možné zobrazit zda se ukazují pouze osoby s přílohou nebo všichni zaměstnanci.
• Dle štítku
  • Pouze přílohy s napojeným štítkem

Přidání nové přílohy

• Podrobně popsáno v návodu +3204

Editace souboru přílohy

• Postup použijte pokud již máte vytvořenou přílohu a dodatečně jste se rozhodli provést změny v přiloženém souboru. Podmínkou je mít v počítači program pro editaci daného typu přílohy (např. u obrázků grafický editor, pro editaci DOC dokumentů kancelářský balík Office, ...).
  
  
• Najděte si požadovanou přílohu (4).
• V detailu přílohy (5) stiskněte tlačítko Edituj (alternativně vpravo tlačítko Přílohy / Edituj).
• Soubor se otevře v aplikaci ve které budete editovat (např. otevře se MS Office)
• Proveďte změny v souboru a uložte jej běžným způsobem. Při ukládání neměňte cestu ani název souboru.
• Zpět ve WinFASu v aplikaci *8800 vidíte hlášku "Chcete uložit provedené změny?" Vyberte Ano.
• Hotovo

Nahrazení souboru přílohy

• Postup využijte pokud chcete přiložený soubor přílohy nahradit jiným. Musí se jednat o soubor stejného typu (např. soubor PDF můžete nahradit pouze jiným souborem PDF).
  
  
• Najděte si požadovanou přílohu (4).
• V detailu přílohy (5) stiskněte tlačítko Nahraď (alternativně vpravo tlačítko Přílohy / Nahraď).
• Vybertenový nový soubor, který chcete použít a potvrďte tlačítkem Otevřt.
• Hotovo.

Přidání štítku

• Jednotlivé přílohy je možné označit pomocí štítků.
• Podrobnosti o principu, využití štítků a nastavení číselníku štítků najdete popsány v návodu +3205
  
• Najděte si požadovanou přílohu (4).
• V pravé části okna použijte tlačítko Přílohy / Přidat štítky.
• Vyberte z nabídnutých štítků z číselníku *8815 a potvrďte OK.
• Hotovo.

Uložení kopie přílohy do složky / odeslání e-mailem

• Najděte si požadovanou přílohu (4).
• V pravé části okna použijte tlačítko Přílohy / Exportuj do adresáře.
• V pravé části okna použijte tlačítko Přílohy / Odešli e-mailem.

Dohledání příloh k dokladu

• Přepněte se do režimu (1) Všechny přílohy
• Ve filtrech (2) na záložce Základní nastavte
  • Vazba na agendu = Ano
  • Agenda = vyberte modul ze kterého pochází doklad
  • Doklad = napište číslo dokladu

Hromadné akce

• Hromadné navázání příloh z adresáře / složky - návod +3268
• Hromadné navázání zásobových položek - návod +3269

Kontroly integrity

• Kontroly souborů a vazeb - návod +3207